Tietosuojasuunnitelma

Tietosuojasuunnitelma – Pyöräpalvelu Berggren Oy


Palvellaksemme asiakkaitamme hyvin ja kokonaisvaltaisesti, keräämme joitain henkilötietoja

muun muassa polkupyörien tilaamisen ja polkupyörähuollon varaamisen yhteydessä sekä takuutodistuksissa. Suojelemme yksityisyyttäsi tarkoin, emmekä anna mitään tietojasi ulkopuolisille. (pl. Matkahuoltoon, jos haluat pyörän lähetettävän sinulle)

Tämä tietosuojasuunnitelma kertoo kuinka Pyöräpalvelu Berggren Oy kerää, käsittelee ja luovuttaa antamiasi henkilötietoja. Tietoja käytetään vain tämän suunnitelman mukaisesti. Asioimalla myymälässämme, soittamalla meille, lähettämällä sähköpostia tai käymällä verkkosivustollamme hyväksyt, että antamiasi tietoja käytetään tietosuojasuunnitelmassamme mainituilla tavoilla. Saatamme uusintaa suunnitelmaa aika ajoin ja löydät aina tuoreimman suunnitelman verkkosivustoltamme Yhteys-välilehdestä, kohdasta tietosuojaseloste. Tämä suunnitelma annetaan tiedoksi kaikille Pyöräpalvelu Berggren Oy:n työntekijöille ja sen asiakkaiden henkilötietoja käsitteleville yhteistyökumppaneille.

Rekisterinpitäjä:
Pyöräpalvelu Berggren Oy
Nuppulantie 5
20320 TURKU
Y-tunnus 1065945-8
040-5048871
info@pyorapalveluberggren.com

Yhteyshenkilö/ tietosuojavastaava:
Reima Berggren
Pyöräpalvelu Berggren Oy
Nuppulantie 5
20320 TURKU
P. 0405048871
reima.berggren@gmail.com

REKISTERI: Polkupyörän osto ja huoltotyöt – Pyöräpalvelu Berggren Oy

  1. Tallennettavat tiedot: Täysi-ikäisen etunimi, sukunimi, puhelinnumero, katuosoite ja sähköpostiosoite, ostettavan tuotteen (polkupyörän) tunnistetiedot (merkki, malli, runkokorkeus, väri, renkaan koko, runkonumero, lisävarustelutuotteet), huoltotöihin liittyvät polkupyörän tunnistetiedot. Emme käytä tietojasi minkäänlaiseen kohdistettuun markkinointiin. 
  2. Tietojen keräys: Keräämme edellämainitut tiedot suullisesti asioidessasi myymälässämme, soittaessasi meille, ottamalla yhteyttä verkkosivustomme palaute-osiossa tai sähköpostia lähettämällä.
  3. Tietojen käyttö: Asiakassuhteen hoito, mahdollisten tuotevirheiden käsittelyihin liittyvät asiat, valmistajien takaisinkutsusta informoinnin yhteydessä ja hankitun tuotteen omistussuhteen todistaminen.
  4. Tietojen säilytys: “Polkupyörän osto ja huoltotyö”-rekisterin tiedot säilytämme toistaiseksi tai jos asiakas pyytää tietojensa poistamista rekisteristä.
  5. Tietosuoja ja käsittely: Tiedot säilytetään lukitussa tilassa (takuutodistukset ja huoltotöihin liittyvät tunnistetiedot) ja sähköiset tiedot säilytetään salasanoilla, virustorjunnalla ja palomuureilla varustetuissa tietokoneissa, omilla palvelimillamme. Pääsy tietoihin on vain yrityksemme työntekijöillä.
  6. Tietojen siirto ja luovutus: Asiakastietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, ellei kyseessä ole polkupyörän tai osan reklamointi tuotteen valmistajalle. Lisäksi voimme antaa tiedot Matkahuoltoon, mikäli haluatte tuotteen/tuotteet toimitettavan kotiisi.Lisää Matkahuollosta “Rekisteri: Sähköpostitse tilattavat tuotteet”-kohdasta.

Rekisteri: Sähköpostitse tilattavat tuotteet 

  1. Tallennettavat tiedot: Täysi-ikäisen etunimi, sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja tilattavan tuotteen/tuotteiden tunnistetiedot.
  2. Tietojen keräys: Tiedot jäävät sähköpostilaatikkoomme, ja poistamme kaikki asiakastiedot aina jokaisen kuun lopussa. 
  3. Tietojen käyttö: Käytämme saatuja asiakastietoja tuotteen/tuotteiden toimittamiseen ja polkupyörää tilatessa osto- ja takuutodistuksen laatimiseksi sekä mahdollisen reklamaatio-oikeuden todentamiseksi. 
  4. Tietojen säilytys: Säilytämme asiakastiedot sähköpostilaatikossamme aina kuluvan kuun loppuun, jonka jälkeen poistamme kaikki tiedot. Siirrämme asiakastiedot kuulakärkikynällä takuutodistukseen, jonka säilytämme kuten edellä on mainittu. (Rekisteri: Polkupyörän osto- ja huoltotyö, kohdat 4. Ja 5.) Peruntuneista ja palautuneista kaupoista poistamme tiedot välittömästi.
  5. Tietosuoja ja käsittelijät: Tietojenhallinta on salasanan takana, jonne on pääsy vain rekisterinpitäjällä ja osalla työntekijöistä. 
  6. Tietojen siirto ja luovutus: Tuotteen/tuotteiden toimittamisen edellytyksenä on asiakastietojen siirto (etunimi, sukunimi, katuosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) tavarantoimittajalle. Rekisterinpitäjällä on kuljetussopimus Matkahuollon kanssa. Emme jaa asiakastietoja muiden kolmansien osapuolten kanssa, emmekä käytä asiakastietoja suoramarkkinointiin tai muuhunkaan markkinointiin. Lisäksi asiakastiedot siirretään “polkupyörän osto ja huoltotyöt” rekisteriin rekisterinpitäjän toimesta.

Matkahuollon rekisteriseloste
https://www.matkahuolto.fi/hyva-tietaa/tietosuoja/pakettipalvelut-ja-viranomaisten-lupa-asiakirjat/#.XXjuWigzaUk

Rekisteri: Laskutusasiakkaat

  1. Tallennettavat tiedot:  Henkilön tai yrityksen nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja yrityksen Y-tunnus.
  2. Tietojen keräys:  Tiedot voidaan kysyä suullisesti myymälässä, sähköpostitse tai puhelintilauksen yhteydessä. 
  3.  Tietojen käyttö: Tietoja käytetään laskujen lähettämiseen ja maksujen saapumisen seurantaan.
  4. Tietojen säilytys: Tietoja säilytetään rekisterinpitäjän palvelimella, joka on salasanojen, palomuurin ja viruksentorjunnan takana.
  5. Tietosuoja ja käsittely:  Laskutusasiakkaiden tietoihin on pääsy tietosuojavastaavalla ja laskutusta hoitavalla yrityksen työntekijällä. Lisäksi kirjanpitoamme hoitavan tilitoimisto Tili-Ilmarinen Oy:n vastuuhenkilöillä on pääsy laskutietoihin.

Rekisteri: Myymälän kameravalvonta

  1. Tallennettavat tiedot:  Henkilön kasvot ja koko vartalo kuvataan viiden valvontakameran avustuksella sen ajan kun asiakas asioi myymälässämme. 
  2. Tietojen keräys: Kuvamateriaali kerätään automaattisesti kameroilla ja tallennetaan rekisterinpitäjän omille palvelimille, jotka ovat salasanojen ja palomuurien takana.
  3. Tietojen käyttö: Tietoja käytetään silloin, jos epäillään varkautta tai näpistystä. Videota käydään läpi ja tehdään mahdollisesti rikosilmoitus ja luovutetaan tiedot viranomaisille. Tietoja käytetään myös seuraamalla reaaliaikaisesti videokamerakuvaa myymälään saapuvia/poistuvia asiakkaita, jotta pystytään reagoimaan heidän palvelemiseensa.
  4. Tietojen säilytys: Tietoja säilytetään rekisterinpitäjän palvelimella, joka on suojattu palomuurein, salasanoilla ja viruksentorjunnalla. Valvontakameranauhat pyyhkiytyvät automaattisesti, niin että yli 20 päivää vanhat valvontakameranauhat poistuvat.
  5. Tietosuoja ja käsittely:  Valvontakameranauhoihin on pääsy kolmella yrityksen työntekijällä ja reaaliaikaiseen videoseurantaan on pääsy kaikilla rekisterinpitäjän työntekijöillä. 
  6. Tietojen siirto ja luovutus: Emme luovuta mitään tietoja kolmansille osapuolille, ellemme epäile rikosta. Tässä tapauksessa voimme toimittaa valvontanauhat poliisiviranomaisille tarkempaan tutkintaan.

Yritys henkilötietojen käsittelijänä

Pyöräpalvelu Berggren Oy toimii rekisterinpitäjän ohella henkilötietojen käsittelijänä, jolloin varsinainen rekisterinpitäjä on kolmas osapuoli. Jos asiakas hakee luottoa tai luottopäätöstä myymälässä, rekisterinpitäjän kanssa sopimuksessa oleva Mash Finance Oyj saa asiakkaan asiakastietoja, mikäli asiakas tekee luottopäätöshakemuksen maksupäätteeltä. Rekisterinpitäjänä toimii tällöin Mash Finance Oyj (Y-tunnus 2159120-9) 

Rekisterinpitäjän työterveyshuollon sopimuskumppanina toimii Neo Mehiläinen Turku ja heillä on rekisterissään Pyöräpalvelu Berggren Oy:n työntekijöiden henkilötiedot. 

Muu epäsäännöllinen henkilötietojen käyttö

Pyöräpalvelu Berggren Oy voi väliaikaisesti tallentaa asiakkaan nimen, puhelinnumeron tai sähköpostiosoitteen vaikka asiakkaalle tilattavaa tuotetta varten. Näitä tietoja säilytetään vaan sen ajan, kun asiakas on noutanut tuotteen. Sen jälkeen tiedot hävitetään. Jos asiakas ottaa yhteyttä sähköpostitse tai verkkosivustomme (pyorapalveluberggren.com) viestikentän kautta, niin poistamme asiakkaan antamat tiedot ja sähköpostiviestit kolmen kuukauden välein. Poistamme kaikki tiedot myös asiakkaan pyynnöstä aiemmin. Yrityksen sähköpostilaatikkoon on pääsy vain henkilökuntaan kuuluvilla ja se on salasanalla suojattu. 

Google Analytics

Käytämme nettisaitillamme Google Analytics-ohjelmaa, joka tehostaa toimintaamme. Analytics tallentaa IP-osoitteen ja sijannin, mutta ei yksittäisen sivustollakävijän henkilötietoja. Google Analytics-evästeet säilyvät 26 kuukauden ajan, jonka jälkeen ne vanhenevat automaattisesti. Google tarjoaa myös add-on-palvelua, jonka avustuksella voit käyttää verkkosivua ilman, että tietoja tallentuu. 

https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

Sosiaalinen media

Pyöräpalvelu Berggren Oy hallinnoi ja ylläpitää Facebook-sivustoja (Pyöräpalvelu Berggren Oy ja Le Prince Bicycles) sekä Instagram-profiileja (pyorapalveluberggren ja leprincebicycles) Käytämme Facebookia sekä Instagramia markkinoinnissamme. Kummassakin sivustolla on meitä vapaaehtoisesti tykkääviä tai seuraavia rekisteröityneitä käyttäjiä. Kukin käyttäjä voi itse määrittää, mitä tietoja antaa itsestään näytettävän. Osa mainoksista kohdennetaan sellaisten demografiatietojen mukaan, mille käyttäjä on antanut käyttölupansa. Näiden mainosten rekisterinpitäjä on Facebook. Pyöräpalvelu Berggren Oy ei käytä näihin mainoksiin seurantaevästeitä tai kohdista mainoksia yksittäisille henkilöille. Käyttäjä voi koska tahansa lopettaa yrityksen seuraamisen Facebookissa. Mahdollisissa kilpailuissa henkilötietojen paljastaminen tapahtuu käyttäjän luvalla. Rekisterinpitäjä käyttää viestimis- ja asiakaspalvelukanavinaan Facebook-viestilaatikkoa ja Instagram-yksityisviestipalvelua. Nämä postilaatikot tyhjennetään kuuden (6) kuukauden välein tai jo aiemmin, jos asiakas/käyttäjä niin vaatii. Yrityksen Facebookin ylläpitoon on pääsy kahdella Pyöräpalvelu Berggren Oy:n työntekijällä ja Instagramiin yhdellä työntekijällä. 

https://www.facebook.com/policy.php

Oikeutesi henkilötietoihin

Sinulla on oikeus tiedustella, että mitä tietoja olemme tallentaneet sinusta rekisteriin. Voit myös pyytää oikaisemaan, poistamaan, kieltämään siirron yhdestä tai kaikista rekistereistämme. (pl. kameravalvonta-rekisteri). Pyörää ostaessa tai huoltoon jättäessä voit myös kieltäytyä tai valita mitä tietoja luovutat meidän käyttöömme. Vaillinaiset tai puutteelliset tiedot esimerkiksi takuutodistukseen voivat kuitenkin vaikuttaa takuuasioiden ja asiakassuhteen hoitamiseen. Näin voi käydä esimerkiksi takaisinvetoasioissa.

Mahdolliset kyselyt ja oikaisuvaatimukset rekisteritietoihin pyrimme käsittelemään nopealla aikataululla, mutta viimeistään 10 arkipäivän sisällä pyynnöstäsi. Rekisteriin tallennettujen tietojen poistamis- ja oikaisuvaatimukset pyydämme lähettämään printattuina tia käsinkirjoitettuna kirjeitse alla olevin vastaanottajatiedoin.

Pyöräpalvelu Berggren Oy
Tietosuojavastaava
Nuppulantie 5
20320 Turku

Lisäksi sinulla on oikeus peruuttaa tai muuttaa aikaisemmin antamasi lupa henkilötietojen säilytykseen ja keräämiseen. Voit myös tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. 

Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaava sitoutuu kehittämään ja valvomaan yrityksen henkilötietorekisteriä parhaan kykynsä mukaisesti sekä kouluttamaan ja perehdyttämään työntekijöitään säännöllisesti. Tietosuojavastaava sitoutuu päivittämään ja muokkaamaan henkilötietorekisteriä, jos siinä ilmenee puutteita tai virheitä tai yrityksen toimintatavat muuttuvat.